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O módulo Organizer Image permite que os dados contidos em documentos físicos sejam digitalizados e inseridos no sistema de forma automatizada.

O Organizer Image possibilita a digitalização de um grande número de documentos e, principalmente, a integração dessas informações ao seu banco de dados. Esse módulo também possibilita a indexação de documentos por meio de recursos de OCR, utilizando as melhores práticas de digitalização.

Permite que sua empresa diminua sensivelmente o arquivo físico de documentos.

Ajuda a eliminar documentos duplicados.

Minimiza desperdícios ao transformar documentos de papel em documentoseletrônicos.

Desenvolvido para plataforma web, ele dispensa qualquer instalação em computadores usuários, necessitando apenas de um browser com acesso a rede. O usuário do sistema é identificado por um login e senha previamente cadastrados por um administrador e suas ações são restritas através do gerenciador de permissões disponíveis no próprio sistema.

São disponibilizados relatórios de digitalização por usuário, relatório de produção, fila de indexação, resumo de permissões, e várias outras informações pertinentes com o auxílio de gráficos, formando assim uma base atualizada e concreta para a tomada de decisões.

Toda e qualquer tipo de ação feita por um usuário é salva em um grande registro de logs que pode ser consultado a qualquer momento por usuários com perfil administrativo. Qualquer documento excluído pelo sistema é mantido por um período para evitar exclusão não desejada de documentos. O administrador poderá restringir qualquer ação que é conveniente, como por exemplo, evitar que os usuários imprimam documentos do sistema, protegendo assim seu patrimônio e o meio ambiente.

A pesquisa de documentos é intuitiva, e pode ser feita através de uma navegação em forma de diretórios ou por palavra chave. A pesquisa por palavras chave tem a possibilidade de consultar o banco de nomes de documentos ou também através de conteúdo OCR (Optical Character Recognition) caso o plugin seja adquirido juntamente com o Organizer Image. A visualização e pesquisa de documentos é restrita por tipos e grupos de usuários, possibilitando cada usuário ter acesso apenas aos documentos que lhe são permitidos.

A digitalização de documentos pode ser realizada em qualquer estação de trabalho que contenha um scanner, e o envio das imagens para o sistema é feita de maneira automática através de um software incluso chamado Organizer Auto Send. O Organizer Auto Send pode ser executado em apenas um computador, servidor de arquivos, ou em todos os computadores que estão digitalizando documentos.

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